随着2022年度文书档案归入综合档案室，2022年度实物、声像、文书等档案资料已全部完成整理归档工作。自2015年至今已是公司自行开展年度文书档案整理的第8年，这期间培养和锻造出了一支综合素质优、业务水平高、责任心强的档案整理队伍。作为首次参与公司年度各类档案整理的我来讲，学到了很多专业知识和技能，也认识到自身的不足，总结了档案搜集过程中的注意事项，以下结合近半年来搜集整理档案资料的心得同大家分享交流，为来年更加全面、高效完成档案整理工作增添动力。
    一是认识档案管理的重要性。文书档案详细真实地记录着公司的各种业务往来，它有凭证和参考作用，为公司的运营和管理工作提供着促进和决策依据的作用，能不断地提升公司效益和管理水平。其中声像档案是见证企业发展历程的真实写照，是公司企业文化的重要组成部分，一张张真实的照片，一段段真实的影像，都是公司和员工不可复刻的珍贵经历，是凝聚公司向心力的体现，在企业文化中发挥着无可替代的作用。日常文书档案的真实性可以保护公司与员工的利益不受损害，它真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种业务活动，是最真实的反映，能够减少不必要的纠纷，同时一些档案也可作为培训员工的教材和参考资料，他真实的记录和反映，较其他的资料更具说服力，尤其是真实案例。因此在档案整理和利用过程中必须高度重视严格管理，保证各类归档材料的真实性、连续性、完整性，严格档案借阅管理，确保档案的安全和可持续利用。
    二是强化责任意识做好日常归集。档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于公司重要的会议材料，对外的正式发文、与有关单位来往的文书，各种工作计划、总结、批复、统计报表及简报，与有关单位签订的合同、协议等文书材料，职工薪酬福利方面的文件材料，以及大事记和反映公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。以上这些材料产生于公司各部门各项管理工作的过程中，一般由各部门指定人员负责搜集、保存、整理并按照类别及重要程度进行归档。这一环节是档案收集的关键环节，也是最琐碎和考验责任心的环节，不仅要了解本部门的业务范围及职责，还需要熟知部门人员的分工以及重点工作的开展，定期对照公司印发的<管理类文件材料归档范围和档案保管期限表>将相关资料分类存放，定期查阅跟进及完结情况，做到手勤心细、随办随归，力求事事有条理、件件有着落，保证完整、详实的反映部门重要工作、活动及对外沟通等事宜。
    三是高效沟通反馈化零为整定期整理实物档案。由于工作分工不同，各部门负责文书、实物、科技等资料收集也无法做到专人专管，加上各类档案归集时间、时限的不同，因此及时的沟通和高效的反馈在日常档案资料搜集就显得尤为重要。除文书档案集中整理归档外，公司实物、声像、科技档案均需要各部门定期将本部门单位组织的记录公司发展、运营、创新等方面有重要意义和影响的大型会议、重要活动、突发事件、突出事迹等相关视频及照片搜集并整理，交由公司主管此类档案人员甄别后，按照事件的重要程度、影响及意义重新梳理归类，制作实物档案目录、标签，每年结束后次年对照片档案冲印归档；视频刻录光盘，列明细、打印标签一并存入档案盒。这个过程繁琐且耗费精力，需要各宣传员具备一定的图片和视频的拍摄技能，具备高度负责的责任心，不但要搜集自己参与的，也要及时搜集未参与的本部门具有重要意义的影像资料，并标注拍摄日期、事件概况及拍摄者，如有上级主要领导指导视察还需备注领导的职务、姓名及照片上的位置，从而降低查阅检索难度。以上每一环节都反映着工作人员的责任心，以及各部门之间的配合，同时也为不断充实公司声像档案资料，发挥其在见证企业发展历程、呈现公司企业文化、记录公司和员工珍贵经历中不可替代的作用。
    四是发扬团队精神做好档案集中整理。今年受客观因素影响，档案整理队伍中近1/3的人是首次参与文书档案整理工作，对整理档案诸多细节并不了解，加之档案整理人员均兼职，整理过程中还要兼顾部门工作，为更好完成此项工作，在几名有经验档案员的带领下，科学规划各环节，在规定时间内保质保量的完成了2022年度档案归档工作。在此期间学习总结出以下两点心得，一是不因“小”失“大”，今年整理中前期编写文件页码耗费了不少精力，编制页码事儿虽小，但积少成多就会将工作积压到集中整理环节，影响归档整理进度，因此每一个文件完结时，应第一时间标注页码并在首页注明“共*页”，将此项时间分散在日常，提高集中归档效率；二是掌握整理录入节奏，档案录入工作是档案归档的重要环节也最耗费人力和时间，因此应根据总体整理进度，在前期梳理工作顺畅后，逐步安排专人开始按照档案顺序对永久、30年期限的档案进行扫描著录，随着进度逐渐将重心向档案录入倾斜，使得整理、录入、装订、封盒有序衔接，避免录入滞后，造成“卡脖子”现象的发生。
    以上仅为个人一点儿浅见，今后还需在档案整理工作中不断总结、不断积累，同各位同事一起努力使得公司档案整理工作更趋完善。（行政人事部  张伟秀）